Planejamento da Atividade Agropecuária: Como gerir o tempo para planejar?

As atividades do dia a dia no campo são notavelmente difíceis. Mesmo as pessoas que residem em zonas urbanas, e não possuem clareza de como os processos produtivos ocorrem, possuem a percepção de que produzir não é uma tarefa fácil. É muito comum a pergunta: “Quer que eu volte para roça?”. Eu costumo responder: “Estou vindo de lá”.

Produzir requer conhecimento, dedicação, coragem e comprometimento de todos os envolvidos. Só assim, é possível cumprir as rotinas da produção e ainda lidar com os imprevistos climáticos, a escassez de mão de obra qualificada, o mercado competitivo e globalizado, a logística ineficaz, a alta taxa de impostos e custos de armazenagem, entre outros. Para conseguir lidar com tudo isso em seu dia a dia, e ainda ter lucro em sua atividade, o produtor rural atual deve desenvolver um nível de organização e controle de seu negócio que não era imaginado há algumas décadas.

Não é raro escutarmos de produtores rurais que “O dia ficou pequeno” e que “Parece que o tempo está passando mais depressa que antigamente”. Não deixa de ser verdade que a percepção do tempo foi alterada, pois a quantidade de demandas e tarefas que pesam sobre a rotina do agronegócio moderno é muito maior e mais urgente do que se tinha no passado. O tempo restante para outras atividades, as pessoais, por exemplo, possivelmente ficam estranguladas.

O que pode ser feito, já que não podemos aumentar nosso dia ou desacelerar o tempo?

Sugerimos duas ações para sermos mais eficientes em nossas tomadas de decisões e administrarmos de forma mais produtiva nosso tempo:

1. Analisar onde estamos focando nosso tempo no processo produtivo e, mais importante,
2. Diagnosticar como estamos distribuindo este tempo entre os processos de: Planejamento, Controle, Coordenação e Operação.

A atividade agropecuária é uma atividade onde o processo de Operação ou Execução é muito evidenciado e valorizado. Sem a operacionalização não temos o leite sendo ordenhado da vaca, a ração colocada no cocho e tampouco a semente e o adubo na terra. A negligência dos demais processos, e o investimento insuficiente de esforço e tempo no planejamento e controle podem levar a perdas significantes de eficiência das operações e do agronegócio como um todo.

É preciso que todos os processos citados acima estejam presentes em seu agronegócio, isso é certo. Mais do que isso: a distribuição de tempo e atenção que devemos despender para cada um deles é diretamente relacionado ao momento e grau de maturidade que o seu negócio rural se encontra. Também deve estar associado ao momento do ciclo produtivo que se encontra, assim como existe a hora certa de plantar e colher, há também a hora certa de planejar e de executar.

 Fazendo analogias

Vamos fazer uma analogia com uma modalidade esportiva, o Triátlon. Para quem não conhece este esporte, os atletas praticam em uma mesma prova as modalidades de natação, ciclismo e corrida. A prova pode demorar um dia todo para ser concluída.

O que acontece na rotina desses atletas é algo muito parecido com o que estamos tentando exemplificar no mundo do agronegócio: por aptidão, alguns atletas são melhores em uma ou outra modalidade. Então, como devemos proceder os treinamentos?

Primeiramente, identifica-se qual o desempenho do atleta em cada uma das atividades, seus pontos fortes e fracos. Em seguida, foca-se na potencialização daquelas habilidades em que tem-se maior aptidão e lhe diferenciarão. Por último, busca-se melhorar substancialmente as atividades de menor desempenho, para que a performance nelas fique mais próxima dos outros atletas.

Os treinamentos perderiam relevância caso o atleta não identificasse seus pontos fortes e fracos e direcionasse o seu treinamento apenas para uma ou outra modalidade. O resultado final, dependente da soma da proficiência em todas as modalidades, ficaria extremamente comprometido.

O mesmo principio pode ser aplicado a nossa atividade agrícola ou pecuária. Aqueles gestores que negligenciam ou que apresentam uma variância acentuada entre os processos mencionados (Planejamento, Controle, Coordenação e Operação) tendem a não alcançar o mesmo resultado obtido por aqueles que conseguem um desenvolvimento eficiente e mais uniforme, entre os processos.

Para complementar essa perspectiva e fornecer uma visão mais ampla sobre o melhor aproveitamento do tempo, que levará a uma gestão mais eficiente, é importante entender onde e como alocamos nosso tempo de trabalho.

Para isso proponho que seja aplicado uma ferramenta conhecida como Matriz de Covey, que possui este nome pois foi proposta pelo autor Stephen R. Covey.

Esta é uma ferramenta simples e eficaz que nos ajuda a perceber como estamos alocando nosso tempo. Basicamente, o modelo classifica todas as tarefas pelo:

1. Grau de relevância, em importantes e não importantes;
2. Grau de prioridade no tempo, em urgente e não urgente.

Desta forma temos a formação de quatro quadrantes, conforme a figura abaixo:

Urgente e Importante:

Quando identificamos que estamos alocando uma grande quantidade de nosso tempo no quadrante 01 significa que estamos sempre “apagando fogo”. Isto é, não conseguimos atuar de forma preventiva e estamos sempre ocupados com obrigações que necessitam nossa atenção e ações imediatas.

As mudanças de rotas ou análises de novos cenários não são mais uma opção quando estamos atuando neste quadrante. Logicamente, as tarefas urgentes e importantes sempre existirão e deverão ter uma máxima atenção e prioridade, mas não devem dominar a nossa rotina.

Importante e Não Urgente

Já o quadrante 02 é, possivelmente, o quadrante mais importante desta matriz, pois é onde temos a possibilidade de atuar em tarefas importantes que irão gerar resultados sólidos, com alto potencial transformador ao negócio. Entretanto, é comum encontrarmos negligência e desprezo da real importância destas tarefas, muitas vezes percebidas erroneamente, como perca de tempo.

Essas são as tarefas que devem ser priorizadas para uma alta performance produtiva de curto, médio e longo prazo. Há tempo suficiente para analisar as melhores decisões a serem tomadas para questões prioritárias.

Urgentes e Sem Importância

No Quadrante 03 da matriz de Covey encontramos aquelas tarefas que acabam sendo introduzidas a nossa rotina, mas que não deveriam estar presentes em nosso círculo de obrigações. Essas tarefas acabam sendo incorporadas indevidamente a nossa rotina, e isto se dá pois existe uma priorização equivocada da importância das tarefas.

O tempo gasto neste quadrante deve ser revisto e realocado para o quadrante 02.

Sem Importância e Não Urgente

Neste quadrante temos a absoluta perda de tempo e eficiência. Reflete tarefas que nada agregam na construção ou encaminhamento de algo produtivo. Pelo contrário, empresas e pessoas que estacionam e desprendem parte de seu tempo neste quadrante tendem a terem maiores conflitos internos e desentendimentos.

As tarefas de planejamento, estratégia, análise e treinamentos, por exemplo, estão todas no quadrante 02 e são estas que possuem um alto potencial de construir uma operação mais sólida e com poder de acelerar o crescimento.

O agronegócio brasileiro apresenta produtores que crescem sem terem, necessariamente, investido e construído uma boa base de planejamento, porém as empresas que crescem desta forma inevitavelmente apresentam dificuldades devido a:

• Demasiada quantidade de tarefas e obrigações atribuídas ao gestor, com uma consequente limitação do crescimento ou um crescimento descontrolado pela incapacidade de transferência e delegação de atribuições que acabam “transbordando” e ficando limitadas a condição e capacidade do gestor.

Por outro lado:

• Empresas que conseguem se expandir por vários estados ou países invariavelmente também tiveram que ser bem sucedidas nas operações de planejamento, controle, gerência e execução, assim como na alocação do seu tempo e esforços de forma inteligente.
• A continuidade em uma organização rural que possui transparência e um compartilhamento de propósitos, informações, ideias e planejamento tende a ser muito menos “dolorosa” e eficaz.

– Por Túlio Lelis (Especialista Perfarm).